Документооборот – причина многих проблем

22.02.2020 Недвижимость
Вступление. 
Однажды меня пригласили на семинар, для того чтобы прочитать лекцию о юриспруденции начинающим предпринимателям. Было сложно решить, о чем им рассказать. Так как за несколько часов нельзя осветить все многообразие правоотношений и юридических проблем, которые могут возникнуть у предпринимателя. Первоначально я думал поговорить в общих чертах о коммерческих правоотношениях, как это делает большинство лекторов, и потом ответить на конкретные вопросы аудитории. Однако принимать участие в семинаре, в котором нет практической пользы, принципиально не хотелось. Тогда я решил взять несколько наиболее часто встречающихся договоров, например: поставка, услуги, подряд и подробно рассказать об их нюансах и часто возникающих проблемах. В итоге, при подготовке к этой лекции, анализируя свою многолетнюю практику, я понял, что абсолютное большинство проблем у моих клиентов возникало не из-за договоров, а из-за плохо налаженного документооборота. Поэтому именно разбор основных сложностей, заблуждений и ошибок, совершаемых при оформлении документов, позволит избежать или минимизировать сложности, которые могут возникнуть в любых ситуациях. Лекция прошла с успехом, многие, очевидные для юриста вещи оказались открытием для слушателей, и я решил кратко изложить тезисы из этой лекции в статье для читателей сайта юридической компании Бизнес Протекшн. 

Форма документов
Настоятельно рекомендую все документы оформлять в письменном виде. В письменном виде — это значит на бумаге. В российской системе права переписка в Wots app или других мессенджерах, а также по электронной почте не является письменной, она не имеет силы письменного документа. А значит, если вы о чем-то договорились посредством таких сообщений, то это не будет иметь значения в случае судебного разбирательства. Скан договора, подписанный сторонами, — это копия, которая без оригинала также не имеет силы. Исключением является случай, когда вы письменно (на бумаге) договорились, что документы, полученные по электронной почте или мессенджеру, имеют полную юридическую силу, и указали эту почту или номер телефона для сообщений в договоре. Даже переговоры в ресторане или любом месте за пределами офиса можно оформить в письменном виде. Для этого нужны лист бумаги (желательно формата А4) и ручка. Под предлогом, чтоб не забыть, кратко пропишите договоренности, поставьте дату и подпишите. Потом сможете оформить подробный договор, но такая бумага (протокол переговоров) уже будет иметь юридическую силу, в том числе при плохом почерке и нескладном изложении вашего соглашения. Если ваш контрагент отказывается письменно подтверждать свои устные обязательства, то это повод насторожиться, и, скорее всего, сделка не будет заключена, — вам просто морочат голову. 

Лица, подписывающие или получающие документ
Одной из частых проблем у добросовестных предпринимателей является то, что они ждут такого же добросовестного отношения с другой стороны и забывают об осмотрительности. Подписывая с кем-нибудь документы (акты, договоры), зачастую стесняются спросить про полномочия на их подписание, а передавая юридически значимые сообщения (письма) и документы, не спрашивают о праве на их получение от имени адресата. При подписании любых договоров нужно обязательно требовать доверенность, в случае подписания директором необходим устав, в котором прописаны полномочия. Если вы подпишете соглашение с неуполномоченным лицом, то у другой стороны будет право заявить о признании сделки незаключенной. Частая ошибка в строительном подряде — это передача актов, исполнительской документации прорабу или лицу, назначенному заказчиком ответственным. Подрядчик знает, что эти лица являются представителями Заказчика, но по закону документы должны передаваться полномочному лицу. Это руководитель организации или тот, у кого есть доверенность на получение корреспонденции. В целях ускорения документооборота вы можете в договоре указать лицо, которое имеет право получать документы, такому лицу доверенность не требуется. Передавая документы нарочным, просите доверенность у секретаря или другого лица, который их принимает. Я рекомендую отправлять все почтой по юридическому адресу контрагента. Если вы торопитесь, то передавайте тому, кому считаете возможным, но обязательно продублируйте по почте на юридический адрес. В случае конфликтной ситуации вся переписка — только почтой. По договорам поставки или купли-продажи при передаче товара также необходимо подтверждение полномочий на его приемку, в том числе у кладовщика на складе. Либо необходимо оговорить эти полномочия в договоре. 

Я говорил 
В суде спорят, когда есть недопонимание между сторонами, и тогда все смотрят, что прописано в договоре или письменной переписке сторон, а также какие документы подписаны и кем. Все будет решаться по имеющимся письменным документам. Все забудут, о чем вы говорили/предупреждали устно, суд никогда не принимает довод: «я говорил». Рекомендую в бизнесе забыть это словосочетание: «я говорил». Либо письменно, либо никак. 

Пишите письма 
Из всего написанного вы уже можете сделать вывод, что писать письма правильно и выгодно. Например, по договору строительного подряда: 1. Если вы письменно уведомили заказчика о препятствиях в выполнении работ, то вы не несете ответственность за просрочку в выполнении работ; 2. Если сообщили о необходимости дополнительных работ, то можете претендовать на их оплату, а не сообщили, то сделали подарок заказчику; 3. Отправив по почте подписанный акт о выполненных работах (КС-2), вы приобретаете право на оплату этих работ, даже если заказчик уклоняется от подписания акта и приемки работ. Особенно быстро нужно реагировать при расторжении договора, буквально бежать на почту и требовать от заказчика принять работы, выполненные до даты расторжения. При любом споре суд всегда принимает решение на основании письменных документов, подписанных сторонами или направленных почтой по юридическому адресу, даже если они не получены адресатом. Отмечу, что есть редкие случаи, когда выгодно молчать и избегать составления двусторонних документов, обычно это когда вы не правы и действуете недобросовестно. 

Получайте письма 
Где бы вы ни находились, чем бы ни занимались, обеспечьте надежное получение корреспонденции по юридическому адресу своей компании. Если на вашу компанию подали в суд, и вы не узнаете об этом, то решение в абсолютном большинстве случаев будет против вас. Множество способов рейдерского захвата основано на том, что жертва не получает юридически значимых уведомлений. Это бывает, если компания не находится по юридическому адресу и не озаботилась получением писем, либо рейдер договаривается с курьером, который ходит на почту, чтобы он получил корреспонденцию, но руководителю не отдавал. Был случай, когда почту приносили на КПП предприятия и по договоренности с рейдером охранник изымал нужные письма. Будет крайне сложно вам помочь, если вы узнали о судебном решении, когда со счета уже списали денежные средства или пришел новый директор, данные о котором уже внесены в ЕГРЮЛ, и при помощи силовой поддержки просит вас освободить кабинет. Процессуальные сроки на обжалование несправедливых решений практически невозможно восстановить, как и доказать сговор вашего курьера с рейдерской структурой. В любых случаях бывают исключения, и иногда получается помочь клиенту в казалось бы безнадежной ситуации. Однако я настоятельно рекомендую не доводить до того момента, когда спасти ваш бизнес сможет только чудо. Чудеса случаются редко и стоят значительных денежных средств. 

Последствия нарушений в документообороте для судебного разбирательства мы разбирали в предыдущей статье. В каждом случае есть свои нюансы, но я думаю, общий подход к документообороту и его важность будут понятны после прочтения этих статей. Надеюсь, что изложенная в них информация позволит вам избежать потерь, обезопасить бизнес и получить выгоду.